實現(xiàn)檔案管理走向數(shù)字化，重點在于檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。要把紙質(zhì)檔案，像是各式各樣的文字資料、圖表、聲像內(nèi)容等，借助掃描、錄入等手段存進(jìn)計算機數(shù)據(jù)庫。完成這一過程，一方面得有相應(yīng)的硬件設(shè)施，另一方面要有適配的管理軟件。硬件方面包含電腦設(shè)備、掃描設(shè)備、數(shù)碼相機之類；軟件呢，就是專門為檔案管理研發(fā)設(shè)計的檔案管理系統(tǒng)。上海新影捷信息技術(shù)有限公司在2005年成立，多年來始終專注于以檔案數(shù)字化建設(shè)為**的全流程檔案服務(wù)工作。在行業(yè)內(nèi)，它屬于少數(shù)幾家擁有“雙軟資質(zhì)”、“信息安全服務(wù)資質(zhì)”等一系列檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與服務(wù)資質(zhì)的****，在檔案數(shù)字化領(lǐng)域頗具實力。 應(yīng)根據(jù)情況制定符合實際要求的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件，以此加強對數(shù)字化工作的管理。江蘇檔案數(shù)字化加工軟件

    檔案數(shù)字化服務(wù)有一系列嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范。依據(jù)GJ標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》來操作，掃描環(huán)節(jié)遵循“很大程度還原檔案本來面貌”的準(zhǔn)則，絕不能給檔案原件帶來絲毫損傷，要讓掃描生成的圖像如同原件一般干凈、明晰。在管理層面，得嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，把責(zé)任界定清晰，將安全保密管理與質(zhì)量管理的相關(guān)機制實實在在落地，護(hù)衛(wèi)檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。而且，各個工作步驟都要契合質(zhì)量規(guī)定，為此構(gòu)建完整、正規(guī)的工作記錄很有必要。具體事務(wù)包含數(shù)字化前處理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、文件存儲與備份、文件目錄與全文的掛鉤、質(zhì)量自查、檔案裝訂等。重點要保證掃描圖像品質(zhì)可靠、掛鉤精細(xì)無誤，從檔案到檔案信息都萬無一失，以此守護(hù)珍貴的檔案資源。江蘇檔案數(shù)字化加工軟件應(yīng)加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。

高校檔案中檔案數(shù)字化涉密工作需特別注意以下幾點：首先，要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，如《檔案法》、《保密法》等，確保數(shù)字化過程中檔案機密不被泄露。其次，涉密檔案在數(shù)字化前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的清點、檢查與登記，數(shù)字化過程中應(yīng)使用符合保密要求的設(shè)備和軟件，避免使用無保密保障的掃描設(shè)備或無線互聯(lián)功能的設(shè)備。同時，數(shù)字化場所應(yīng)配備監(jiān)控設(shè)備，嚴(yán)格限制人員出入，數(shù)字化工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，并接受保密培訓(xùn)。

此外，數(shù)字化完成后，涉密檔案及其數(shù)字信息應(yīng)妥善存儲和管理，存儲介質(zhì)需根據(jù)檔案密級采取相應(yīng)的保密防護(hù)措施。之后，應(yīng)建立完善的檔案利用制度，對涉密檔案的利用進(jìn)行嚴(yán)格審批和監(jiān)管，確保檔案在利用過程中的安全。

    數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)意義重大，它是數(shù)字檔案資源安全管理與利用的根基。一方面，要緊密依托單位既有的信息化建設(shè)成果推動檔案數(shù)字化進(jìn)程，全力打造一套穩(wěn)定且兼容性強的基礎(chǔ)設(shè)施體系，***滿足數(shù)字檔案資源日常管理以及單位內(nèi)部共享利用需求。這一體系涵蓋網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，如同信息“高速公路”確保數(shù)據(jù)流通順暢；系統(tǒng)硬件是運行“基石”；基礎(chǔ)軟件提供多樣功能支持；安全確保系統(tǒng)像“衛(wèi)士”，守護(hù)檔案信息安全；終端及輔助設(shè)備方便人員操作使用。尤為關(guān)鍵的是，在產(chǎn)品選用上，應(yīng)優(yōu)先考慮國產(chǎn)貨，特別是那些擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的國有品牌產(chǎn)品，這不僅能提升產(chǎn)品適配性，更能確保信息安全可控。而針對涉密數(shù)字檔案資源管理所需的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，必須嚴(yán)格遵循GJ保密工作相關(guān)規(guī)定，從設(shè)備選型到系統(tǒng)搭建，每一步都嚴(yán)守保密紅線，確保涉密檔案萬無一失。 各單位應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素統(tǒng)籌規(guī)劃。

    檔案數(shù)字化掃描時，對掃描質(zhì)量把控很嚴(yán)。操作中得把紙張放正，不能壓到紙張邊緣，要確保沒有遺漏或錯誤掃描的情況，切實保證圖像質(zhì)量過關(guān)，要是發(fā)現(xiàn)有漏掃、壓邊的，得馬上補全、改正過來。掃描出的圖像順序要跟原檔案頁碼順序相符，不能錯亂顛倒，更不能有多頁、重復(fù)頁、漏頁這些問題。掃描登記也不容忽視，掃描的時候，工作人員要認(rèn)真比對實際掃描的頁碼、頁數(shù)與前處理時填的是否一樣，不一樣的話，就得寫清楚原因以及想好處理辦法，報給采購人審核，得到同意后再按要求處理。一般掃描分辨率設(shè)為300dpi，要是案卷里字跡小、模糊或者排列密集，就得適當(dāng)提高分辨率，讓掃描后的圖像清晰、完整、不失真，保證其打印效果不低于復(fù)印效果，方便后續(xù)利用。 主要包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案、紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單等。北京基建檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范

應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。江蘇檔案數(shù)字化加工軟件

一、儲備紙質(zhì)檔案的正確方法環(huán)境條件溫濕度控制：溫度范圍控制在518℃，相對濕度維持在50%60%之間，有條件的可配備恒溫恒濕空氣調(diào)節(jié)器。若條件有限，也可以采用室內(nèi)自然通風(fēng)與放置無水氯化鈣、硅膠、石灰等簡易吸濕材料相結(jié)合的措施。光照控制：應(yīng)安裝百葉窗或厚窗簾，避免陽光直射。照明度應(yīng)嚴(yán)格控制，一般維持在30~50Lux為宜，可使用白熾燈并安裝防護(hù)玻璃罩或涂紫外吸收劑。衛(wèi)生防疫防塵措施：檔案室的墻壁和地面應(yīng)選擇堅硬光滑的材料，以便于清潔。進(jìn)入檔案室的人員需更換工作服并經(jīng)過強風(fēng)吹塵，防止灰塵帶入。二、需要預(yù)防的風(fēng)險環(huán)境風(fēng)險高溫、高濕或低濕、強光照等環(huán)境條件都可能對紙質(zhì)檔案造成損害，如字跡褪色、紙張變形等。因此，必須嚴(yán)格控制檔案室的溫濕度和光照條件。管理風(fēng)險檔案管理人員的不當(dāng)操作，如頻繁翻動檔案、不及時清理灰塵等，都可能對檔案造成損害。因此，必須加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，確保他們熟悉檔案的保護(hù)方法并嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。江蘇檔案數(shù)字化加工軟件