該系統(tǒng)涵蓋多個功能模塊，具體如下：業(yè)務(wù)審核此模塊用于審批用戶提交的業(yè)務(wù)申請表，確保申請符合規(guī)定。業(yè)務(wù)申辦負(fù)責(zé)在線辦、理已受理的業(yè)務(wù)申請。針對在線辦、理的業(yè)務(wù)，可在線完成電子簽章。角色修改權(quán)限能夠在后臺對角色身份進(jìn)行修改，靈活調(diào)整角色設(shè)定。統(tǒng)計分析工作統(tǒng)計：統(tǒng)計各年度各業(yè)務(wù)的辦、理量，了解業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢。賬目統(tǒng)計：統(tǒng)計各群體業(yè)務(wù)申請次數(shù)以及業(yè)務(wù)辦、理所耗材料數(shù)量，便于成本核算。工作量統(tǒng)計：統(tǒng)計工作人員在業(yè)務(wù)審核、業(yè)務(wù)辦、理方面的工作量，評估工作強(qiáng)度。系統(tǒng)管理業(yè)務(wù)配置：維護(hù)業(yè)務(wù)類型，支持自定義配置檔案業(yè)務(wù)種類。表單配置：維護(hù)各業(yè)務(wù)的申請表單以及辦、理登記表單信息。角色管理：維護(hù)前臺用戶角色，明確各角色業(yè)務(wù)申請范圍。用戶管理：維護(hù)系統(tǒng)各賬號用戶信息，支持自定義用戶業(yè)務(wù)辦、理權(quán)限。其他設(shè)置：配置文件上傳路徑信息、辦事指南文檔信息。支付設(shè)置：進(jìn)行線上、線下支付配置管理。系統(tǒng)日志記錄系統(tǒng)各用戶的操作日志情況，便于追溯和監(jiān)管。消息通知為業(yè)務(wù)辦、理人提供業(yè)務(wù)辦、理截止時間提醒，避免逾期。 用戶可以在系統(tǒng)中查看辦理結(jié)果，并獲取所需的檔案材料。內(nèi)蒙古業(yè)務(wù)遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)加工軟件

   批量修改與門類轉(zhuǎn)移功能，給檔案管理添了一份助力，能把檔案管理中那些繁瑣雜亂的事兒處理得井井有條，讓工作推進(jìn)得更順暢。系統(tǒng)在處理已錄入的檔案條目時，批量操作派上了大用場。檔案上報時，差錯并不少見，它能及時發(fā)現(xiàn)問題，工作人員利用它可以輕松地批量修正，省得人工一份一份地仔細(xì)篩查，節(jié)省了不少人力和時間，檔案管理的流程也因此少了許多阻礙。同值修改用處不小，就說檔案的“密級”，這可是關(guān)乎檔案分類、屬性界定的重要字段，要是標(biāo)注得參差不齊，它就能把錯誤或雜亂的標(biāo)注規(guī)整成正確模樣，讓信息保持一致。內(nèi)容替換功能很實用，業(yè)務(wù)、政策一旦有變，檔案里的部分信息就得更新，工作人員只要按步驟錄入原內(nèi)容，再輸入新字段，就能順利完成替換，讓檔案跟得上形勢變化。內(nèi)蒙古業(yè)務(wù)遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)加工軟件在單位公眾微信號中增加檔案業(yè)務(wù)辦理入口即可，業(yè)務(wù)辦理靈活自由。

    系統(tǒng)正式運行之后，憑借郵件預(yù)約、遠(yuǎn)程審查、制作掃描、發(fā)送電子文檔以及郵寄紙質(zhì)材料等一系列工作流程，已經(jīng)為差不多一千教師生和校友，出具了各類檔案證明材料將近5000份。據(jù)了解，這所學(xué)、校的檔案館早在十年前就著手開展數(shù)字化檔案館的建設(shè)工作了，學(xué)、校庫存的檔案大體上都已經(jīng)完成了數(shù)字化轉(zhuǎn)換。然而，在“線上檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)”建成之前，師生們要是有檔案服務(wù)方面的需求，只能通過郵箱、QQ等通訊軟件和工作人員交流溝通。倘若還有文件翻譯的需求，那就得另外借助單機(jī)軟件來完成，整體的工作效率比較低下。而新建成的“線上檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)”整合集成了檔案數(shù)字化、需求溝通、文件翻譯等多項功能。一般的檔案服務(wù)在工作日當(dāng)天就能申辦完結(jié)，要是遇到復(fù)雜一些的情況，**多延遲1至2個工作日也能處理完畢。

    自定義水印系統(tǒng)，它能讓用戶自行定義文件水印。一方面，能以提取當(dāng)前賬號用戶名、自定義水印文字、顯示當(dāng)前時間等方式來設(shè)置，還支持圖片水印以及圖文水印的相關(guān)配置，像水印角度、透明度、所處位置等，用戶完成水印設(shè)置后，預(yù)覽電子文件時就能直接看到水印呈現(xiàn)出的樣子，起到防偽作用。另外，還有個多模式檔案菜單系統(tǒng)，面向不同的檔案業(yè)務(wù)人員，會給出不一樣的檔案錄著菜單。對于熟悉檔案分類準(zhǔn)則的專、職檔案員這類角色，系統(tǒng)給予的是符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案分類菜單；而針對那些不熟悉檔案業(yè)務(wù)的人員，系統(tǒng)會提供依據(jù)歸檔范圍與保管期限表所對應(yīng)的菜單模式。這兩種模式下的菜單，其對應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)能夠依照門類規(guī)則自動關(guān)聯(lián)起來，維持?jǐn)?shù)據(jù)的同步狀態(tài)。 系統(tǒng)支持用戶在線申請業(yè)務(wù)辦理，如查詢成績單、錄檢表、學(xué)歷學(xué)位證書簽收單等檔案材料。

用戶參與與共創(chuàng)：

1.一些高校檔案館還會邀請用戶參與系統(tǒng)的共創(chuàng)過程，如用戶測試、功能設(shè)計等。

2.這種方式有助于確保系統(tǒng)更加貼近用戶需求，提高用戶的滿意度和參與度。

三、持續(xù)改進(jìn)服務(wù)技術(shù)升級與迭代：

1.基于用戶反饋和技術(shù)發(fā)展趨勢，高校檔案館會不斷對遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)升級和迭代。

2.這包括優(yōu)化系統(tǒng)架構(gòu)、提高響應(yīng)速度、增強(qiáng)安全性等多個方面。

培訓(xùn)與支持：

1.為了確保用戶能夠充分利用遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)，高校檔案館還會提供相應(yīng)的培訓(xùn)和支持。

2.這包括系統(tǒng)使用培訓(xùn)、在線幫助文檔、常見問題解答等。 系統(tǒng)可以統(tǒng)計和分析用戶的利用行為和數(shù)據(jù)，如查詢次數(shù)、借閱量等，為檔案館的管理和服務(wù)提供決策支持。內(nèi)蒙古業(yè)務(wù)遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)加工軟件

館內(nèi)查詢預(yù)約：用戶可以在線預(yù)約到檔案館現(xiàn)場查詢檔案的時間，避免排隊等待。內(nèi)蒙古業(yè)務(wù)遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)加工軟件

日常維護(hù)方面，系統(tǒng)管理員會定期對系統(tǒng)進(jìn)行巡檢，包括檢查服務(wù)器的運行狀態(tài)、網(wǎng)絡(luò)連接的穩(wěn)定性等，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的問題。這種日常維護(hù)通常每周或每月進(jìn)行一次，具體頻率取決于系統(tǒng)的復(fù)雜性和使用頻率。在更新方面，系統(tǒng)會根據(jù)技術(shù)進(jìn)步和用戶需求的變化進(jìn)行功能升級和性能優(yōu)化。例如，當(dāng)新的安全漏洞被發(fā)現(xiàn)時，系統(tǒng)會及時更新補(bǔ)丁以修復(fù)漏洞；當(dāng)用戶需求發(fā)生變化時，系統(tǒng)會調(diào)整功能以滿足用戶的新需求。這種更新通常較為頻繁，可能每季度或每半年進(jìn)行一次，但具體頻率取決于系統(tǒng)的更新策略和用戶反饋。內(nèi)蒙古業(yè)務(wù)遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)加工軟件